Номенклатура справ на 2025 р.

Індекс справи

Заголовок справи

К-сть справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (томів, частин)

Примітка

    1

                   2

          3

       4

   5

01 – Організація системи управління закладом     

01-01

Закони України, укази та розпорядження Президента України, акти Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, галузеві документи про загальну середню освіту (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1 б,2 б,3 б, 16а

¹Що стосуються діяль­ності організації – пост.

01-02

Інструкції, методичні вказівки та рекомендації Міністерства освіти і науки України, обласного інституту післядипломної педагогічної освіти,  департаменту освіти і науки, молоді та спорту облдержадміністрації

До заміни новим,

ст. 20б

01-03

Розпорядження  органів місцевого самоврядування

Доки не мине потреба

ст. 3 б,7б

¹Надіслані до відома – доки не мине потреба

01-04

Накази начальника  відділу освіти, молоді та спорту (копії) з основної діяльності

Постійно

ст. 16а

¹Надіслані до відома – доки не мине потреба

01-05

 Установчі документи закладу (статут, витяг (виписка) з ЄДРПОУ)

Постійно¹

ст. 31

¹Надіслані до відома – доки не мине потреба

01-06

Свідоцтво про державну реєстрацію

Постійно¹

ст. 31

01-07

Стратегія розвитку закладу

Постійно  ст.149

01-08

Освітня програма

1р ст¹. 553б

¹Після заміни новою

1

2

3

4

5

01-09

Накази  з основної діяльності (оригінали)

Постійно¹

ст.16а

¹Надіслані до відома – доки не мине потреба

01-10

Книга реєстрації наказів з основної діяльності

Постійно

ст.121 а

01-11

Свідоцтво про державну атестацію

До ліквідації закладу,

ст 31

01-12

Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни директора

Постійно

ст.45а

01-13

Документи (акти, довідки, доповідні записки, тощо) перевірок роботи гімназії

Постійно

ст.76б

76а

¹ При  надходженні до одного державного архіву або архівного відділу райдержадміністрації на зберігання  приймаються документи від організації, що здійснює перевірку

01-14

Правила внутрішнього трудового розпорядку гімназії

1 р. ¹

ст.397

¹Після заміни новими

01-15

Журнал реєстрації звернень громадян

3 р.

ст.125

01-16

Журнали реєстрації  вхідних  документів

      3 р.

 ст.122

01-17

Журнали реєстрації  вихідних  документів

3 р.

 ст.122

01-18

Колективний договір

Постійно

ст.395а

01-19

Протоколи засідань Загальних зборів (конференції) колективу закладу

Постійно

ст. 12 а

01-20

Документи на землю, споруди, майно, на право володіння, розпорядження майном

Постійно

ст.36

01-21

Положення про внутрішню систему забезпечення якості освіти

Постійно 

ст. 20-а

02 – Організація освітньої діяльності

2

3

4

⁵

02-01

Річний план роботи гімназії

Постійно¹ 

ст. 157-а

¹За наявності відповідних звітів -5 р.

02-02

Робочий навчальний план гімназії

Постійно¹

ст.552б

¹За місцем складеним в інших організаціях доки не мине потреба

02-03

Протоколи засідань педагогічної ради гімназії та документи до них

Постійно

ст.14а

1

2

3

4

5

02-04

Протоколи засідань державних екзаменаційних комісій

75 р.¹

ст.570

¹На творчих факультетах – постійно

02-05

Плани, графіки проведення позакласних заходів

1 р.

ст.586

02-06

Розклад уроків

1 р.

ст.586

02-07

Статистичні звіти про роботу закладу

(форми № ЗНЗ-1,№83-РВК та ін.. )

Постійно¹

ст. 302б

02-08

Письмові роботи з проходження державної підсумкової атестації

1 р.

ст.565

02-09

Журнал обліку заміщених уроків 

5  р. ¹

ст.630

^{1Відомості обліку годин-1 р}

02-10

Документи (заяви, акти, пояснювальні записки, доповідні записки, довідки, висновки, накази, рішення) з питань запобігання та протидії домашньому насильству

5 років,

ст. 44 б, 303

02-11

Журнал реєстрації фактів виявлення (звернення) про вчинення домашнього насильства, насильства за ознакою статі та булінгу

5 років,

ст. 124

02-12

Документи (довідки, заяви, листування тощо) про приймання та переведення учнів до інших шкіл

10 р.

ст.598

02-13

Документи (довідки та заяви) для організації безкоштовного харчування

5 р.

ст.44-б

02-14

Доповідні записки, заяви та пояснення учнів про причини пропуску занять

1 р.

ст.592

02-15

Документи (довідки, звіти) про працевлаштування випускників

3 р.

    ст.603

02-16

Особові справи  учнів (заяви,  автобіографії,  анкети,  характеристики, копії наказів про зарахування,  закінчення,  переведення,  відрахування,  оголошення  подяк  і  стягнень,  навчальні  особові  картки  учнів), які закінчили навчальні заклади або 

були  відраховані  зі  старших

курсів)

3 р ⁵.

ст..494б

 ⁵Пі­с­ля за­кін­чен­ня

   або ви­буття

1

2

3

4

5

02-17

Класні журнали ( І- ІV та V- VІІІ класів) та журнали обліку (навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні, планування та обліку роботи гуртка, факультативу, групи продовженого дня, виконання педагогічного навантаження)

5 р.

ст.590

Для випускних класів – 10 р.

02-18

Журнал обліку відвідування занять учнями

5 р. ст.590

02-19

Накази директора  з руху учнів

75 р.ст.16б

02-20

Книга реєстрації наказів з руху учнів

75 р. ¹

ст.121б

¹Форми, в яких реєструються короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення, та відпусток у зв’язку з навчанням – 5 р.

02-21

Книга  видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту

75 р.

ст.531а

02-22

Алфавітна книга запису учнів

75 р.ст.528

02-23

Протоколи засідань Ради закладу

Постійно ст.14а

03 – Кадрова діяльність

03-01

Накази  з кадрових питань (оригінали) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування; зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці) 

75 р.

Ст.16б²

²Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток  у зв’язку з навчанням – 5 р.

1

2

3

4

⁵

03-02

Книга реєстрації наказів з кадрових питань

75 р.¹

ст.121 б

¹Форми, в яких реєструються короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення, та відпусток у зв’язку з навчанням – 5 р.

03-03

Особові справи працівників  гімназії (заяви, анкети, автобіографії,  копії  наказів про прийняття, переміщення,  звільнення, оголошення  подяк, копії  особистих документів, характеристи

ки, листки з обліку кадрів)

75 р.²

ст.493в

²Після звільнення

03-04

Гра­фі­к про­ве­ден­ня ате­с­та­ції і вста­но­в­лен­ня ква­лі­фі­ка­ції

1 р., ст.640

03-05

Журнал обліку руху трудових  книжок працівників і вкладишів  

50р, ст.530а

03-06

Трудові книжки працівників гімназії

До за­пи­тан­ня, не за­тре­бу­ва­ні – не ме­н­ше 50 р.

ст.508

03-07

Книга обліку особового складу педагогічних працівників

75 р.

ст. 503

03-08

Журнал реєстрації осіб потерпілих від нещасних випадків

45 р.

ст.477

¹Після закінчення

Журналу

03-09

Строкові трудові договори (контракти), додаткові угоди

75р.

ст.492

03-10

Журнал реєстрації видачі строкових трудових договорів (контрактів), додаткових угод працівникам

75р. .¹

ст.121б

¹Форми, в яких реєструються короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення, та відпусток у зв’язку з навчанням – 5 р.

03-11

Штатний розпис

Постійно

ст.37а

03-12

Посадові  інструкції працівників

5 р.¹,

ст. 43

¹Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові і робочі інструкції

працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і  небезпечними умовами праці, – 75 р.

1

2

3

4

5

03-13

Журнал реєстрації видачі посадових  інструкцій працівникам

5р.,

ст. 124

03-14

Документи (довідки, списки,  накази тощо) з питань ведення обліку військовозобов’язаних і призовників з числа працівників

3 р,

ст. 670

04– Охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека та

цивільний захист

04-01

Документи комісії про навчання та перевірку знань працівників (новоприйнятих працівників) з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки, електробезпеки

5 років,

ст. 436

04-02

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці

10 р¹.

ст.481

¹Після закінчення

Журналу

04-03

Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці

10 р.

ст.480

¹Після закінчення

Журналу

04-04

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з учнями

45 років²,

ст. 453

²Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами -75р.

04-05

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з учнями

45 років¹,

ст. 477

¹Після закінчення журналу

04-06

Інструкції з охорони праці

До заміни новими,

ст.20-б

04-07

Журнал реєстрації вступного інструктажу з техніки безпеки в

10 років¹, ст. 481

¹Після закінчення журналу

04-08

Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового)

10 років¹, ст. 481

¹Після закінчення журналу

04-09

Журнали реєстрації інструктажів з учнями  (класні керівники)

10 років¹,

ст. 482

¹Після закінчення журналу

04-10

Документи (акти, заяви, доповідні записки, пояснювальні записки, висновки) з розслідування нещасних випадків з працівниками закладу

45 р.²,

ст. 453

²Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами -75р.

1

2

3

4

⁵

04-10

Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися із працівниками закладу

45 р.¹,

ст. 477

¹Після закінчення журналу

04-11

Акти, приписи з питань протипожежної безпеки

   5р. ЕПК ст.437

04-12

Акти, приписи санітарно-епідеміологічної служби

5 р., ЕПК ст.434

04-13

Документація (журнали, протоколи вимірювань, випробувань тощо) з електрогосподарства

3 роки,

ст. 1903

04-14

Документи (акти, висновки, графіки, накази, програми) з питань цивільного захисту

3 р,

ст. 1186, 1196

05– Адміністративно-господарська діяльність

05-01

Накази  з адміністративно-господарських питань

5 р.,

ст. 16-в

05-02

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

5 років,

ст. 121 в

05-03

Документи ( інвентарні описи) про інвентаризацію майна закладу

3 р.

ст.1011

05-04

Акти про списання інвентарю, малоцінного майна, основних засобів

3 роки,

ст. 336

¹За  умови  завершення

перевірки державними

податковими органами

з  питань  дотримання

  податкового  законодавства,  а  для  органів

виконавчої влади, державних  фондів,  бюджетних  організацій,

суб’єктів  господарювання державного сектору  економіки,  під-

приємств і організацій,

які отримували  кошти

з бюджетів усіх рівнів

та  державних  фондів

або  використовували

державне  чи  комунальне  майно, – ревізії,

проведеної  органами

державної  контрольно-ревізійної  служби

за сукупними показниками фінансово-госпо-

дарської  діяльності. У

разі  виникнення  спорів (суперечок),  порушення  кримінальних

справ,  відкриття  судами  провадження  у

справах – зберігаються

до ухвалення  остаточного рішення

Документи,  які  містять  інформацію  про

фінансові операції, що

підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

1

2

3

4

5

05-05

Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року

3р.,ст.1053 1179

06 – Організація роботи бібліотеки

06-01

Інвентарна книга бібліотечного фонду гімназії

До ліквідації бібліотеки

(ДІФ)

ст.805

06-02

Кни­ги сумарно­го об­лі­ку

До

лі­к­ві­да­ції біб­ліо­те­ки

(ДІФ)

ст.806

06-03

Акти на списання літератури

10 років,

ст. 812

06-04

Формуляри читачів бібліотеки

Доки не мине потреба

ст.825

07- АРХІВ

07-01

Номенклатура справ  гімназії

5 р.¹,

ст. 112-а

¹Після заміни новими та за умови складання зведених справ описів

07-02

Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років)

3 роки,

ст. 137б

¹Після знищення справ

07-03

Описи справ з особового складу

3 роки

ст. 137

07-04

Описи справ постійного зберігання

Постійно ст. 137-а

07-05

Протоколи засідань експертної комісії гімназії

Постійно¹

ст. 14 а

07-06

Справа фонду (історична довідка, акти про вилучення документів для знищення, які не відносяться до НАФ, акти приймання, передавання справ на постійне зберігання до архівної установи про невипрані пошкодження документів

Постійно¹

ст. 130

У разі ліквідації організації передаються до державного архіву або архівного відділу райдержадміністрації